Movilidad Estudiantil

Una vez concluida la participación realizada en el exterior, el participante debe elaborar un documento (informe) escrito

 
PROTOCOLO PARA LA SOLICITUD DE MOVILIDAD ESTUDIANTIL DE ESTUDIANTES DE LA UNIVERSIDAD DE PANAMÁ
 

DIVULGACIÓN Y PREPARACIÓN

1. En el mes de abril de cada año (para aplicaciones en el segundo semestre) y en el mes de septiembre      de cada   año (para plicaciones del primer semestre) la DICIAT prepara el material de divulgación de los Programas de Movilidad Estudiantil (PIMA, PAME, CINDA, Convenios, etc.).

2. La DICIAT remite el material de divulgación a los profesores miembros de la Red de Enlaces de la DICIAT.

3. Los miembros de la Red de Enlaces, con la asesoría y coordinación de la DICIAT, programan actividades de divulgación para los estudiantes de su facultad con el propósito de explicar el procedimiento para aplicar a los Programas de Movilidad Estudiantil.

4. Los miembros de la Red de Enlaces de la DICIAT informan a los estudiantes sobre los requisitos que establece cada programa, así como los requisitos que establece la Universidad de Destino. Los requisitos en la Universidad de Panamá son los siguientes:

• Ser estudiante panameño matriculado en la Universidad de Panamá y haber aprobado el segundo año de la carrera.
• Tener índice académico no inferior a 1.75 ò 2.00 (depende del Programa de Movilidad Estudiantil al que se aplica)
• El estudiante no debe haber sido sancionado por medidas disciplinarias durante su estancia en la Universidad de Panamá.
   

5. En la actividad de divulgación la DICIAT informa a los estudiantes sobre los aportes económicos que implica la realización de una movilidad, así: aporte de la caja central, aporte de la DICIAT, aporte de la Vicerrectoría de Asuntos Estudiantiles (VAE), aporte de la Facultad, aporte del estudiante.

6. La DICIAT informa mediante nota remisoria, la apertura de las convocatorias de los diferentes Programas de     Movilidad Estudiantil. Los coordinadores internacionales de cada uno de estos programas fijan anualmente las fechas de apertura y cierre de las respectivas convocatorias.

7. Los estudiantes, con la asesoría de la DICIAT y de su facultad, deben iniciar las indagaciones correspondientes a fin de determinar: la Universidad de Destino y las asignaturas de la carrera que cursará.

8. La DICIAT gestionará ante las Universidades de Destino la consecución de Planes de Estudio y Contenido Programático de las asignaturas, cuando así lo solicite el miembro de la Red de Enlaces de la facultad y se haya agotado la posibilidad de obtener la información en la página web de la Universidad de Destino.

9. Remitir a los miembros de la Red de Enlaces de la DICIAT los formularios de aplicación para los distintos programas de movilidad.

10. El estudiante debe preparar un ensayo de no más de una página (8 ½ x 11, interlineado 1, Time New Roman 12, 1 pulgada de margen en cada lado) en el que expone de manera diáfana las razones por las que desea realizar una actividad de movilidad.

11. El estudiante debe completar el formulario de aplicación del Programa de Movilidad Estudiantil al que desea aplicar. Al formulario se le anexará lo siguiente: curriculum vitae, fotocopia de recibo de matrícula del semestre en curso, fotocopia de la cédula, créditos ORIGINALES emitidos por la VAE, dos (2) fotos. Los anexos deberán ser digitalizados y anexarlos en un disco compacto (CD).

RECOMENDACIÓN Y SELECCIÓN DE ESTUDIANTES

12. El miembro de la Red de Enlaces de la facultad gestiona ante el Decano (a) nota remisoria dirigida a la DICIAT donde se RECOMIENDAN a los estudiantes seleccionados para realizar actividad de movilidad. Esta nota debe ir acompañada de todos los formularios de aplicación de los estudiantes, con los anexos correspondientes.

13. La DICIAT verifica que todos los estudiantes recomendados por las distintas Facultades han completado los formularios correctamente y han anexado los documentos correspondientes.

14. La DICIAT prepara un listado que contiene el nombre de los recomendados, ordenados de acuerdo a su índice académico y por especialidad de acuerdo al tipo de Programa de Movilidad Estudiantil al que se aplica.

15. La DICIAT prepara una propuesta de estudiantes a postular, de acuerdo a la disponibilidad del presupuesto previsto para movilidad estudiantil y las plazas de movilidad ofertadas.

16. La DICIAT remite al Rector, como presidente del Consejo Directivo de esta instancia, para la obtención del visto bueno correspondiente.

POSTULACIÒN DE ESTUDIANTES EN LA UNIVERSIDAD DE DESTINO

17. La DICIAT, mediante nota de estilo, envía las postulaciones de los estudiantes de la Universidad de Panamá a las Universidades de Destino para gestionar las cartas de aceptación correspondientes.

18. La DICIAT envía correo electrónico la carta de postulación, formularios y documentos correspondientes a la Universidad de Destino seleccionada por el estudiante

19.Cuando la Universidad de Destino solicita los documentos originales del estudiante, éstos se envían por correo postal.

20. La DICIAT debe dar seguimiento permanente (vía correo electrónico), de las postulaciones presentadas en la Universidad de Destino. Las Universidades de Destino, están obligadas a dar respuestas, ya sean positivas o negativas, sobre las postulaciones presentadas.

21. La Universidad de Destino remite a la DICIAT la carta de aceptación en ORIGINAL o digitalizada con firma digital.

22. La Universidad de Destino remite correo al estudiante con información logística de la movilidad e información de hospedaje (OPCIONAL).

PREPARACIÓN DE LA MOVILIDAD

23. La DICIAT informa mediante nota dirigida al Decano (a) de la Facultad y con copia al miembro de la Red de Enlaces, la aceptación del estudiante por parte de la Universidad de Destino y especifica el monto de la ayuda económica que deberá aportar la Facultad.

24. La DICIAT programa una reunión con el estudiante seleccionado para asesorarle en cuanto a los trámites de viaje, ayudaseconómicas, pasaporte, seguro médico con cobertura internacional y expatriación de restos, etc. en que la Universidad de Panamá está en capacidad apoyarle. En esta entrevista el estudiante de movilidad se entrevista con la Directora Ejecutiva.

25. El Coordinador de Movilidad de la DICIAT informa mediante correo electrónico al Coordinador Administrativo de la DICIAT la selección del estudiante y solicita la gestión de los trámites de ayuda económica, pasaporte, exoneración de impuestos de salida, etc.

26. La DICIAT comunica a la VAE mediante nota, la aceptación del estudiante por parte de la Universidad de Destino y especifica el monto de la ayuda económica que deberá aportar esta unidad administrativa.

27. La DICIAT gestiona ante la Universidad de Destino información de hospedaje para el estudiante. En los casos en que la Universidad de Destino no haya facilitado esta información.

28. La DICIAT facilita información al estudiante para efectuar la compra de un seguro médico con cobertura internacional y expatriación de restos.

29. La DICIAT da seguimiento a la compra de un seguro médico con cobertura internacional y expatriación de restos por parte del estudiante.

30. El Coordinador Administrativo de la DICIAT da seguimiento a la confección de los cheques de ayudas económicas correspondientes, compra de boleto aéreo (cuando fuere el caso) y pasaporte correspondiente.

31. El estudiante entrega copia y presenta a la DICIAT el ORIGINAL del seguro médico con cobertura internacional y expatriación de restos.

32. El estudiante entrega copia a la DICIAT del boleto aéreo electrónico.

33. La DICIAT remite correo electrónico a la Universidad de Destino, con las evidencias de la contratación del seguro médico con cobertura internacional y expatriación de restos y el itinerario de vuelo del estudiante.

34. La DICIAT prepara la carta de presentación del estudiante de movilidad ante la Universidad de Destino.

35. La DICIAT prepara una carpeta con toda la documentación que debe presentar y gestionar el estudiante en la Universidad de Destino.

36. La DICIAT realiza una reunión de preparación del estudiante, dos días laborables antes de su salida del país, con el propósito de reafirmar las pautas de las acciones de movilidad que deberá seguir el estudiante, tanto

de la Universidad de Panamá, como de la Universidad de Destino.

EJECUCIÓN DE LA MOVILIDAD

37. El estudiante, una vez instalado, informa mediante correo electrónico a la DICIAT de su llegada a la Universidad de Destino e comunica su dirección en el extranjero y sus teléfonos para localizarle.

38. El estudiante gestiona en la Universidad de Destino la certificación de llegada.

39.Durante todo el período de movilidad la DICIAT mantiene comunicación permanente con la Universidad de Destino y el estudiante, con el propósito de monitorear la ejecución de la actividad de movilidad.

40. El estudiante tiene la obligación de acogerse a la normativa institucional y reglamentos de la Universidad de Destino.

41. El estudiante, gestiona ante la Universidad de Destino la emisión de los Certificados de Permanencia Mensuales que debe remitir a la DICIAT.

42.Cada mes el estudiante remite a la DICIAT, en la primera semana del mes, el Certificado de Permanencia del mes que recién ha concluido.

43. El estudiante, prepara paulatinamente el Informe de Movilidad que deberá rendir a su regreso a la Universidad de Panamá.

44. El estudiante debe gestionar copia de los contenidos de los cursos que realiza en la Universidad de Destino. Estas copias deben tener sello y firma del funcionario responsable en la Universidad de Destino.

RECONOCIMIENTO DE CRÉDITOS

45.Una vez finalizado el período de la movilidad, a su llegada al país, el estudiante debe presentarse ante la DICIAT para presentar (por escrito) el Informe de Movilidad correspondiente.

46. En tiempo prudencial, la DICIAT envía correo electrónico a la Universidad de Destino para dar seguimiento a la remisión del Certificado de Calificaciones.

47.Una vez finalizado el período de la movilidad, la Universidad de Destino debe enviar a la DICIAT el certificado de calificaciones original del estudiante, vía correo electrónico y correo postal.

48. La DICIAT remite a la Facultad de origen del estudiante el Certificado de Calificaciones para que se realicen los trámites de reconocimiento de calificaciones a través de las Comisiones de Convalidación de Créditos.

49. La Comisión de Convalidación de Créditos de cada Facultad envía su fallo a la Secretaría General para la incorporación de calificaciones en el pensum de la carrera que sigue el estudiante.

 

STUDENT MOBILITY

 

PROCEDURE FOR THE APPLICATION OF STUDENT MOBILITY

PROGRAM OF THE UNIVERSIDAD DE PANAMÁ

 

ANNOUNCEMENT AND PREPARATION

1. Each year in the month of April (for second semester applications) and in the month of September (for first semester applications), the DICIAT prepare all different kinds of materials in order to make the announcements of all the Programs of Student Mobility (PIMA, PAME, CINDA, Agreements, and others).

2. The DICIAT sends the information material to the professors who are participants of the Linking Network of the DICIAT.

3. The members of the Linking Network with the advice and coordination of the DICIAT, prepare activities announcing the students of each school all the procedures to apply for the Student Mobility Program.

4. The members of the Linking Network of the DICIAT communicate to the students about the requirements that each program states, as well as the requirements that the host university establish. The requirements in the Universidad de Panama are as follow:

• Be a Panamanian student enrolled in the Universidad de Panama and have passed at least the second year of its major.
• Have a grade point average not less than 1.75 or 2.00 (depending on the Student Mobility Program to which he or she is going to apply)
• The student should not have been penalized for discipline issues during his/her time in the Universidad de Panamá.

5. In the communication activity, the DICIAT enlightens the students about the economic contributions that involves doing mobility: Contribution from the central cashier fund, contribution from the DICIAT, contribution from the Office of Student Affairs (VAE in its acronym in Spanish), contribution from the school, and student contribution.

6. The DICIAT informs through an explanatory note, the opening of calls for various Student Mobility Programs. The international coordinators of each of these programs annually establish opening and closing dates for the respective calls.

7. Students, with the assistance of the DICIAT and their schools, should initiate appropriate inquiries in order to determine the host university and the subjects of the major, which is going to study abroad.

8. The DICIAT will arrange with the host universities the acquisition of the study plan and program content of the subjects when requested by the member of the Linking Network of the school and if there is no way to get information through the web page from the host university.

9. Send to the members of the Linking Network of the DICIAT all the application forms for the diverse mobility programs. 

10. The student must prepare an essay of no more than one page  (8 ½ x 11, leading by 1, Times New Roman 12, 1-inch margin on each side) on which he or she will clearly exposes the reasons for performing a mobility activity.

11. The student must complete the application form of the Student Mobility Program to apply. Besides the application form, the student should have attached the following documentation: curriculum vitae, copy of the current semester registration, photocopy of the identity card, ORIGINAL transcripts issued by the VAE, two (2) pictures. The documents to attach must be scanned and they should be saved in a compact disc (CD).

RECOMMENDATION AND STUDENTS SELECTION

12. The member of the Linking Network of the school will give to the dean an explanatory note addressed to the DICIAT. This note will recommend the students selected for the mobility. There should be attached all the application forms and the diverse documentation mentioned above.

13. The DICIAT verifies that all the students recommended by the different schools, filled correctly the application forms and have attached all the documentation.

14. The DICIAT prepares a list that contains the names of those recommended, ordered according to their grade point average and the major depending on the type of Student Mobility Program to which it applies.

15. The DICIAT arranges a proposal for the students to nominate as candidates according to the budget availability provided for student mobility and the mobility spaces offered.

16. The DICIAT refers to the Principal of the university, as Chairman of the Board in this instance, to obtain the approval.
 

STUDENTS NOMINATION IN THE HOST UNIVERSITY

17. The DICIAT through style note will send the nominations of the students from the Universidad de Panamá to the host universities in order to process the corresponding acceptance letters.

18. The DICIAT will send through e-mail the nomination letters, application forms and corresponding documents to the host university selected by the student.

19. When the host university ask for the student original documents, these are going to be send by postal mail.

20. The DICIAT should be permanently monitoring (through e-mail) all the nominations submitted to the host university. The target universities are obliged to provide answers, whether positive or negative about the applications submitted.

21. The host university submit to the DICIAT an acceptance letter in ORIGINAL or digitized with digitized signature.

22. The host university sends an e-mail to the student with information related to the mobility process and hosting (OPTIONAL).
 

MOBILITY PREPARATION

23. The DICIAT will notify through a note addressed to the school’s dean and with a copy to the member of the Linking Network, the student’s acceptance by the host university and specifies the amount of financial assistance the school is going to contribute.

24. The DICIAT will schedule a meeting with the selected student to advise him or her about the traveling documents, financial assistance, passport, health insurance with international coverage and repatriation of mortal remains, etc. All of which the Universidad de Panamá is able to support. In this stage, the Executive Director will interview the student of the mobility program.

25. The Mobility Coordinator of the DICIAT notifies the Administrative Coordinator of the DICIAT through e-mail about the student’s selection and request the financial aid paperwork, passport, and departure tax exemption and so on.

26. The DICIAT will communicate the VAE (in its acronym in Spanish) through a note, the student’s acceptance in the host university. Besides that, will specify the amount of financial assistance that this administrative unit will provide.

27. The DICIAT will coordinate with the host university all the housing information for the student in case the host university has not provided this information yet.

28. The DICIAT will provide information to the student in order to buy a health insurance with international coverage and repatriation of mortal remains.

29. The DICIAT will keep track of the health insurance acquisition as stated above and the repatriation of mortal remains.

30. The Administrative Coordinator of the DICIAT will follow up the confection of the pertaining financial aid checks, airline ticket purchase (whenever appropriate) and pertaining passport.

31. The student will submit a copy and show the ORIGINAL of the health insurance with international coverage and repatriation of mortal remains, in the DICIAT.

32. The student will handle a copy of the electronic boarding pass to the DICIAT.

33. The DICIAT will send via e-mail all the documentation related to the health insurance with international coverage and the repatriation of mortal remains and the student-boarding pass.

34. The DICIAT will prepare the introductory letter of the student who will be doing the mobility and send it to the host university.

35. The DICIAT will prepare a file with all the documentation the student has to show once in the host university.

36. The DICIAT performs a preparatory meeting for the student, two working days before his/her departure, in order to reinforce the patterns of mobility actions to be followed by the student, both from the Universidad de Panamá, and the host university.

MOBILITY EXECUTION 

37. The student, once installed, reports via e-mail to the DICIAT about his/her arrival at the host university and communicates his address abroad and contact information.

38. The student completes in the host university the arrival certification.

39. During the entire period of mobility, the DICIAT maintains ongoing communication with the host university and the student, in order to keep track of the implementation of the mobility activity.

40. The student is required to qualify for the institutional rules and regulations of the host university.

41. The student processes with the host university issuing certificates of monthly permanency that must be submitted to the DICIAT.

42. Each month the student submits to the DICIAT, in the first week of the month, the Permanency Certificate of the month that has just concluded.

43. The student gradually prepares the mobility report that shall provide once his/her return to the Universidad de Panamá.

44. The student must processes copy of the content of the courses held at the host university. These copies must bear the stamp and signature of the responsible official at the host university.

TRANSCRIPTS RECOGNITION

45. Once the period of mobility finishes, upon arrival in the country, the student must visit the DICIAT to handle the corresponding mobility report.

46. After certain time, the DICIAT sends an email to the host university to keep track of the remission of the grading certificate.

47. Once the mobility period is over, the host university must send to the DICIAT the original transcripts certificate of the student through email and postal mail.

48. The DICIAT refers to the student’s school the grading certificate in order to complete the procedures of transcripts recognition through the commission of transcripts validation.

49. The commission of transcripts validation of each school sends its decision to the General Secretary for the incorporation of the transcripts and the school curricula that follows the student.